Univerzální vlastnosti systému

Zásada automatického doplňování prvotní informace o informace druhotné

Zpracování dat v systému je řízeno zásadou, že prvotní informace se pořizuje pouze jednou, přičemž prochází zpracováním a je automaticky doplňována druhotně vytvořenými informacemi - vzniká komplexní informace, která je připravena k využití v různých formách výstupů.

Pořizovaná data jsou v průběhu pořízení kontrolována specifickými kontrolami. Hloubka kontrol je řízena prostřednictvím parametrů nastavených na legislativní, podnikové nebo uživatelské úrovni. Legislativní a podnikové kontroly koncová obsluha neovlivní.

Aktuální výstupní informace

Jednou z nejdůležitějších zásad zpracování dat v systému je možnost získání aktuálních výstupních informací v každém okamžiku (např. pohledávky a závazky, stavy skladů, rozbory atd.).

Vnitropodnikové účetnictví a vnitropodniková třídící hlediska, účtový rozvrh

Účtový rozvrh je dodáván jen jako vzorový, systém pracuje s rozvrhem podnikovým. Účet je šestimístný, poslední tři místa jsou podnikově volitelná. Třídění formou analytických účtů je určeno jen pro druhové třídění nákladů a výnosů, vzhledem k dále uvedeným možnostem třídění hodnotových údajů se nevyužívá pro vnitropodnikové účetnictví.

Nedělitelnou součástí systému je vnitropodnikové účetnictví. Jeho zpracování lze nastavit tak, aby kopírovalo potřeby a pravidla účetní jednotky. Systém umožňuje základní třídění informací v rámci účetní jednotky na divize, střediska, provozy, činnosti (výkony), zakázky, osoby, objekty, stroje, regiony.

Za všechna výše uvedená hlediska lze zpracovat kompletní výsledovku nebo jen výběr z vybraných účtů.

Povinnost výše uvedeného třídění se nastavuje volitelně na podnikové úrovni, u skupin dokladů nebo až podle jednotlivých analytických účtů.

Vzorově je v demoverzi nastaveno využívání třídících hledisek až podle účtů, a to na střediska a výkony u všech výsledkových účtů. Při aplikaci se zpravidla doplňuje nastavení podle přání uživatele u vybraných účtů podle strojů (spotřeba PHM, opravy strojů a spotřeba ND), zakázek, případně osob.

Parametry zpracování

Rozsáhlé možnosti nastavení umožňují splnění různorodých požadavků na úrovni legislativy, podniku i obsluhy. Nastavení legislativní, podnikové a uživatelské je důsledně odděleno.

Legislativní nastavuje autor systémovými parametry bez možnosti změny uživatelem.

Podnikové nastavení kopíruje podniková pravidla.

Uživatelské nastavení zvyšuje přehlednost formulářů a rychlost pořízení dat (může nastavovat i obsluha - zpravidla jen v šablonách).

Komfort obsluhy

Systém umožňuje poskytnout obsluze maximální komfort práce a maximální úsporu pracovního času. Pořízení dat lze nastavením šablon a podnikových číselníků maximálně racionalizovat. Předpokladem racionalizace jsou správně promítnutá vnitropodniková pravidla do podnikového nastavení a účelně nastavené šablony pro pořízení dat.

Pořízení dat lze maximálně přizpůsobit podnikovým pravidlům a náplním práce např. současně se zápisem přijaté faktury kontrolovat vystavenou objednávku a při zápisu přijaté faktury likvidovat příjemky (přiřazením a doúčtováním ceny), vystavovat příjemku výběrem dat z vystavených objednávek.

Pořízení dat podle šablon se v IS IMES se řídí (v rámci legislativních a podnikových parametrů) nastavením šablon. Šablona obsahuje soubor parametrů, který určuje: duplikaci hodnot z předchozího řádku, zastavování kurzoru, zakrývání nepovinných sloupců, způsob nabízení hodnot pro konkrétní údaje (např. číselných řad a dalších opakujících se hodnot), podle nastavení na úrovni podnikových parametrů se řídí i způsoby následného zpracování prvotního dokladu, např. přiřazení předkontace, metoda účtování – ihned při zápisu dokladu nebo následně atd.

Spouštění

Celý systém se spouští centrálně. Jako výchozí se zobrazuje seznam oblíbených modulů konkrétního uživatele.
Při spouštění systém kontroluje aktuálnost použitých modulů a v případě potřeby provádí jejich automatickou aktualizaci.

Uživatelé a jejich přístupy k datům

Přístupy k datům (prohlížení, editace, účtování .. ) jsou řízeny přístupovými právy podle řad.

Nastavují se správcem systému, efektivní právo je dáno nastavením aplikačních práv IMESu a systémových práv SQL serveru. Při aktualizaci uživatelů probíhá automatická synchronizace s jejich systémovými protějšky.

Import a export dat

V rámci IMES (základní a detašované pracoviště).

Jednorázové exporty z ProfES a importy do IMES v průběhu aplikace IS IMES.

Průběžné importy do účetnictví IMES z důvodu postupné aplikace agend (např. vyúčtování mezd a majetku z ASŘ nebo ProfES).

Průběžné importy běžných účetních dat, DPH, příp. knih z IMES do účetnictví ProfES z důvodu postupné aplikace účetnictví IMES – zpracování v IMES je možné zahajovat postupně od pokladny, došlých faktur, převodních příkazů, bankovních výpisů, obecného účtování až po kompletní zpracování celé agendy účetnictví, modulu sklady a fakturace v IMES.

Agendy, moduly, knihy prvotních dokladů

Volitelné sestavování modulů do agend, agendou může být i jeden modul.

Základním prvkem každého modulu je kniha prvotních dokladů (kniha převodních příkazů, bankovních výpisů, pokladny, faktur, objednávek, obecných účetních dokladů, vnitrofaktur, dokladů nedokončené výroby atd.).

Existence knih sjednocuje způsoby pořízení, účtování a oprav pro celou skupinu modulů s podobnými pravidly (např. pokladna a bankovní výpisy v úhradách, faktury a skladové doklady atd.).

Kniha prvotních dokladů modulu obecného účtování může u účetních firem volitelně nahradit knihu faktur, pokladní knihu i knihu bankovních výpisů.

Účetní rok, měsíční a roční uzávěrka agend, období, souběh měsíců a roků

Účetní rok se nemusí rovnat roku kalendářnímu (lze např. 10.RRRR – 09.RRRR).

Doklady lze zapisovat i opravovat jen do otevřených účetních roků a období.

Doplněné období (editací, od řady či uloženého dokladu) je vždy kontrolováno na otevřená období agendy.

Sestavení agendy je podnikově volitelné (i jeden modul).

Přechod na nové období (měsíc nebo rok) agendy nelze provést, pokud dané období není otevřené pro celý systém.

Období systému otevírá hlavní modul systému (vzorově hlavní kniha, pro konkrétní zpracování není podmínkou).

Součástí měsíční i roční uzávěrky je kontrola zúčtování všech dokladů zapsaných do minulého období.

Roční uzávěrka se provádí až po konečném zpracování otevřeného účetního roku. V průběhu souběhu roků se provádí jen průběžná aktualizace počátečních stavů (vždy po aktualizaci dat minulého roku).

Doklady

Automatické a ruční číslování v rámci zvolené řady.

Aktuální číslo se přiděluje od řady a účetního roku (důležité pro souběh starého a nového účetního roku).

Faktury, objednávky, příjemky, výdejky, převodky, doklad o zařazení majetku, převodní příkazy, účetní doklady a účetní předkontace lze tisknout v průběhu pořízení nebo následně po pořízení, a to i přes kontextové menu.

U všech výše uvedených dokladů lze vybrat z celé řady modifikací.

Lze definovat vlastní uživatelské tisky (stejně jako u sestav).

Opravy prvotních dokladů, uzavřené a neuzavřené doklady

Opravy v průběhu pořízení dokladu i těsně před jeho uložením (následně po tisku prvotního dokladu) jsou zcela neomezené.

Následné opravy po uložení prvotních dokladů jsou uživatelsky velice jednoduché. Jedná se o opravy formou editace (hlavička, řádek, nový řádek, výmaz řádku ….), výmazu dokladu, dobropisu a storna. Možnosti využití jednotlivých způsobů oprav se řídí přístupovými právy a stavem dokladu. Stav dokladu po jeho vystavení případně dalších operacích lze nastavit na podnikové úrovni. V uzavřeném dokladu lze editovat jen vybrané texty a vystavovat na jeho základě dobropis případně jiný návazný doklad.

Opravy základního dokladu se promítají i do odvozeného dokladu (např. oprava faktury do dokladu skladového).

V případě potřeby lze opravovat i zaúčtované doklady, oprava se automaticky promítá jako opravná účetní operace i do účtování.

Předkontace a účtování prvotních dokladů

Lze volit účtování současně s vystavením dokladu, nebo následně po vystavení (jednotlivě i dávkově) – nastavuje se podnikově podle skupin dokladů či řad.

Účetní předpisy lze doplňovat volitelně dle podnikového nastavení následujícími způsoby:
- přímou editací účtů nebo jejich doplněním od předkontace (doplněná ze šablony nebo pořízená).
- doplněním účtů od předkontace.
- předkontace může být pořízená obsluhou nebo doplněná programem.
- doplňuje se buď ze šablony nebo automaticky odvozením od účetních skupin (US), zadaných hodnot vybraných údajů (např. u zásob odvozením od US druhu změny, US položky, případně dalších US, u mezd odvozením od US druhu mzdy a US osoby atd.).

Účtování i opravy účtování se u všech prvotních i interních dokladů řídí stejnými principy a mají stejné možnosti nastavení.

Prvotní doklad se automaticky zapíše do účetního deníku ihned při pořízení i pokud je nezaúčtovaný (formou předkontace i částečné). Z nezaúčtovaných dokladů lze vytisknout Účetní předkontaci, ze zaúčtovaných Účetní doklad. Nezaúčtované zápisy se nepřebírají do účetních sestav (jen do sestav vč. neúčetních dat, využívá se především pro saldokonto).

Uložení rozpisu prvotního dokladu podle účtů a třídících hledisek již při jeho zápisu podstatně urychlí samotné účtování.

Tiskové sestavy

Sestavy jsou v systému uloženy centrálně, systémovými číselníky. Autoři nastavují zobrazení v jednotlivých modulech (např. účetní doklady v hlavní knize i v jednotlivých účetních modulech).

Vlastní uživatelské sestavy (zkopírováním systémové sestavy a její úpravou).

Základní operativní přehledy.

Prvotní doklady (faktury, objednávky, pokladní doklady, převodní příkazy apod.).

Účetní předkontace a účetní doklady.

Přehledy dat v různém třídění a zobrazení.

Rozborové sestavy (vzorové i definované uživatelem).

Výkazy.

Evidence záloh, vystavení zálohových a proforma faktur

Základem evidence záloh je důsledná identifikace jednotlivých druhů zápisů v saldokontě (očekávaná úhrada zálohy, úhrada zálohy – účetní i neúčetní, odečet záloh – účetní i neúčetní, vyúčtování zálohy – účetní i neúčetní):
- zápis očekávané úhrady se provede – vystavením nebo zápisem zálohové faktury do KF.
- zápis úhrady zálohy se provede v PO, BV, kompenzací nebo v OU úhradou fa.
- zápis odečtu a vyúčtování zálohy se provede při odečtu zálohy ve vyúčtovacím dokladu.

Evidence záloh je jednotná ve všech modulech (pokladna, banka, faktury, obecné účtování...).

Zapsaná zálohová faktura se do saldokonta zapisuje formou neúčetního zápisu (očekávaná úhrada za účelem nabízení neuhrazených částek do převodních příkazů, pokladny, bankovních výpisů, popřípadě obecných účetních dokladů).

Lze zapsat zálohu k úhradě a daňový doklad k přijaté platbě jedním dokladem.

Podle nastavení šablony se uhrazené zálohy nabízejí k odečtu automaticky nebo vstupem do záložky Zálohy. Automaticky lze odečíst i zálohu neuhrazenou, je možné využít i ruční zápis odečtu zálohy v řádku – je rovnocenný odečtu z nabídnutých úhrad záloh. Je možné odečítat i více záloh u jednoho vyúčtovacího dokladu a navíc i postupně.

Automatické zápisy úhrad záloh (z pokladny, banky a OU) do saldokonta za účelem nabízení k následnému odečtu.

Odložené platby, jejich likvidace

Úhrady (v pokladně, bance a obecném účtování), které nemají předpis v saldokontu, se zapisují formou odložených plateb.

Součástí výše uvedených modulů je i úloha pro likvidaci odložených plateb (neúčetních i účetních).

Využití saldokonta jako zdroj dat pro práci řady úloh

Saldokonto slouží jako zdroj dat pro celou řadu úloh:
- pokladna, banka, převodní příkazy a obecné účtování čerpá data neuhrazených faktur a stálých plateb pro úhrady.
- dále se čerpají data například pro úlohy:
- vypořádání haléřových rozdílů.
- kompenzace k návrhu a zúčtování kompenzací pohledávek a závazků.

Přehledy

Přístup k datům jednotlivých knih (prohlížení, opravy apod.) je řešen v každém modulu jednotně přes formuláře přehledů.

Zobrazované přehledy jsou plně uživatelsky nastavitelné – viditelné úrovně, zobrazené údaje, filtrování atd.

Formulář přehledu přímo poskytuje podporu pro rychlé vyhledávání dat, základní analýzy či pro exporty dat do sestav a dalších externích formátů.

Cizí jazyk

Lokalizace systému je řešena jak na úrovni klientského rozhraní (způsob komunikace s uživatelem), tak na databázové úrovni (způsob a formát ukládání dat).

Výstupy ze systému (sestavy a výkazy) jsou definovány individuálně pro každý jazyk.

Výstup a formát rozborů lze interaktivně volit pro různé jazyky.

Každý uživatel standardně používá svůj výchozí jazyk, ten však lze během práce měnit.

Cizí měna

Valutová pokladna.

Přijaté a vystavené faktury v cizích měnách (i s možností ceníkové ceny v třetí měně).

V částce k úhradě lze přiřadit jiná cizí měna (např. USD) než je ceníková cena v řádku (např. EUR).

Saldokonto valutové v cizí měně.

Zápis a vystavení JCD (daňový doklad) s přiřazením k fakturám.

Kursové rozdíly.

Vazby

V systému jsou v zásadě dva druhy vazeb, a to vazby mezi moduly a vazby mezi doklady.

Přehled vazeb mezi moduly.

Ze všech dokladů je možné zobrazovat detail partnera.

Z detailu partnera je možné zobrazit veškeré doklady, které k danému partnerovi náleží.

Ze všech účetních modulů je možné provést vyúčtování (s různým stupněm automatiky – dle nastavení) do hlavní knihy.

Ze všech modulů je přístupné saldokonto partnera – formou pohledávek a závazků.

Ze saldokonta je možné zobrazit:
- prvotní doklad, z kterého vznikl účetní předpis.
- příslušný převodní příkaz z knihy převodních příkazů.
- doklad o úhradě (z knihy bankovních výpisů, pokladny nebo kompenzace).
- účetní doklady, kterým byl zaúčtován předpis a úhrady.
- upomínku vystavenou na příslušnou neuhrazenou fakturu (z knihy upomínek).
- penalizační fakturu vystavenou k příslušné faktuře.
- zálohovou fakturu, která byla na příslušné faktuře odečtená.

Vazby mezi doklady jsou kaskádovité (viz . dále uvedený přehled).

Z dokladu postaveného na nejnižším stupni lze zobrazit postupně až doklad postavený nejvýše, např. z objednávky lze zobrazit skladový doklad, z něho fakturu a z ní doklad o úhradě.

Ke všem dokladům je přiřazen přímo doklad účetní.

Z prvotních dokladů nebo faktur, ke kterým náleží objednávka, je možné tuto objednávku zobrazit a totéž je možné naopak.

Z faktury je možné zobrazit prvotní doklad o úhradě (bankovní výpis, pokladní doklad, kompenzaci, ….).

Z přehledu účetního dokladu je možné zobrazit prvotní doklad (skladový, mzdový, fakturu, pokladní doklad, ….) a naopak.

Seznam vazeb je vždy zpřístupněn z prohlížeče a platí pro aktuální doklad.